Nos références clients

KPAX Manage est arrivé dans un contexte de projet d’optimisation des moyens d’impression du Groupe Hospitalier Cochin, avec l’objectif de passer d’un système d’impression pour deux postes à un système d’impression pour 6 postes, avec des questions de faisabilité selon les métiers. Au départ, nous avions une problématique de méconnaissance du parc d’imprimantes et des volumes imprimés.

Dans un premier temps, le besoin a été couvert par la clé KPAX Discover ; mais celle-ci ne permettait que des relevés ponctuels alors que KPAX Manage permet d’assurer un suivi continu. La mise en place de KPAX Manage a permis, entre autres, de mettre en avant des incohérences sur la facturation des pages par le constructeur en place. Maintenant que nous disposons d’un historique sur les volumes, le renouvellement des copieurs multifonctions se base sur des informations réelles constatées.

Avant l’arrivée du module de gouvernance de parc de KPAX Manage, l’analyse des données se faisait par l’intermédiaire d’un outil de « business intelligent » lourd et complexe à exploiter. Le module de gouvernance de KPAX Manage a une bonne ergonomie et l’équipe de développement de Bluemega est agile et réactive. Par exemple, elle a mis en place le principe des dossiers intelligents dont le contenu est dynamique en fonction de critères choisis, ou bien, les champs personnalisés qui permettent d’associer aux équipements des informations qui sont propres au groupement hospitalier.

Maintenant, j’attends avec impatience les prochaines fonctionnalités qui doivent permettre de cibler les rapports sur les services et comparer l’usage réel avec les recommandations techniques.

Patrice Garcia – Directeur Informatique

Sciences Po Lyon: Témoignage du 1er utilisateur de PaperCut MF avec le porte-monnaie électronique IZLY

Historiquement, Sciences Po Lyon offre à ses 2000 étudiants un quota de pages à produire en impression et en copie, au-delà, les étudiants doivent acheter des crédits afin de pouvoir continuer à imprimer. L’ancien système basé sur un rechargement par un monnayeur était coûteux, il offrait un faible ROI à l’école et cela sans aucune réelle valeur ajoutée pour les étudiants, alors que contrairement aux idées reçues, les besoins en impressions sont en croissance. Pour améliorer cela, PaperCut MF a tout d’abord été mis en place en 2013 pour gérer les périphériques d’impression du site qui produisent environ 200 000 pages par an, puis à l’occasion d’un renouvellement de marché en 2016, la solution PaperCut MF a été maintenue et s’est vue rajoutée la passerelle vers le porte-monnaie électronique IZLY du CNOUS développée par Bluemega. Etant donné que tous nos étudiants disposent d’un compte IZLY pour déjeuner au restaurant du CROUS, la transition a été très simple à mener. Les étudiants bénéficient d’un système plus simple avec en plus des fonctions évoluées comme la possibilité d’imprimer facilement à partir de leurs appareils mobiles (téléphones, tablettes). À noter qu’avec PaperCut MF, les administratifs et les enseignants bénéficient aussi d’avantages comme le système d’authentification et d’impression suivie qui permet d’offrir à ces utilisateurs de la confidentialité et de la disponibilité.

Emmanuel Brenas – Directeur du Sytème d’information de l’IEP Sciences Po Lyon

Axens, filiale d’IFP Energies Nouvelles (IFPEN), est une ETI française spécialisée dans la fourniture de technologies pour le raffinage, la pétrochimie, le gaz, les biocarburants et dans le développement, la fabrication et la vente de catalyseurs et adsorbants. Son effectif se compose d’environ 1200 personnes, dont 600 personnes au siège de Rueil Malmaison en Ile de France.

Axens a profité du renouvellement de son parc de copieurs multifonctions en 2015 pour offrir une meilleure qualité de service à ses utilisateurs tout en s’engageant dans une démarche d’amélioration des  sages.  Le périmètre du projet comprend le siège social et un site secondaire, pour 50 multifonctions et 50 imprimantes de deux marques différentes, et près de 600 utilisateurs. La mise en production de PaperCut MF qui a été simple et efficace, a permis d’optimiser les usages et de sécuriser l’accès aux multifonctions tout en simplifiant la méthode d’authentification.

La politique d’impression qui a été mise en place avec PaperCut MF a permis de réduire le volume de pages imprimées de 20%, le retour sur investissement de la solution s’est fait en moins de 1 an.

Aujourd’hui, nous ajoutons régulièrement des nouvelles machines sous PaperCut MF, le support de Bluemega est disponible et réactif pour répondre à toutes nos demandes.

Mickaël Hamelin  Chef de projet OSI (Optimisation des Systèmes d’Impression)

Notre Mairie administre une commune du département de l’Hérault qui compte 20 000 habitants.

Le projet d’optimisation des systèmes d’impression et des usages associés a commencé à voir le jour en 2014. L’enjeu était avant tout écologique puisque la copie et l’impression ont des conséquences importantes sur le développement durable en raison de l’usage du papier, de l’encre et de la consommation électrique des appareils. Bien entendu, cette démarche permettait par la même occasion d’engager un plan de maîtrise et de rationalisation des coûts d’impression. Nous avons donc décidé de supprimer progressivement les imprimantes individuelles et de créer des points d’impression partagés. Il se trouve que la création de ces points d’impression partagés était en cohérence avec la volonté de travailler sur la santé au travail, puisque cette nouvelle organisation permettait aux agents de se déplacer pour récupérer leurs impressions plutôt que de rester à leurs postes. Et afin de nous permettre de suivre, d’analyser et d’agir sur les usages d’impression, nous avons dès 2014 lancé une consultation afin de disposer d’un logiciel qui pour des raisons évidentes de pérennité devait être indépendant des constructeurs de copieurs et d’imprimantes. PaperCut NG s’est imposé de lui-même.

Lors de la première mise en place de PaperCut NG, nous avons immédiatement constaté que le logiciel était très performant pour déployer une politique écoresponsable et cela même si nous n’utilisions pas encore toutes les fonctionnalités. Dans un premier temps la solution avait été déployée sans le système d’authentification qui permet aux utilisateurs de libérer leurs travaux en attente lorsqu’ils sont devant le copieur multifonctions. Alors en 2016, à l’occasion du remplacement de notre parc de copieurs multifonctions, nous avons demandé aux soumissionnaires d’ajouter cette option de PaperCut sur les copieurs qu’ils proposaient. Nous avions aussi compris que pour mettre en place une politique d’impression maîtrisée, il était plus simple de tout rationaliser autour d’un même fournisseur et d’avoir une date d’échéance unique pour l’ensemble du parc. Buro systèmes a remporté la consultation en proposant du matériel Sharp.

Ce déploiement a permis de renouveler les 22 copieurs multifonctions de la ville et de les équiper avec PaperCut MF. Ainsi, les utilisateurs bénéficient de l’impression suivie et sécurisée en s’authentifiant sur les copieurs. Cette fonction est géniale car elle offre du confort et de la confidentialité ! Dans un premier temps, il a fallu gérer le changement auprès des utilisateurs et ensuite c’est devenu naturel. Grâce au mode Direct Print proposé par PaperCut MF, l’impression suivie a même pu être mise en place sur un site distant, tout en s’affranchissant du transit par le serveur et du risque de surcharger la bande passante. Seul le service comptabilité qui produit des travaux volumineux est exempté de cette fonction.

En 4 ans, à la Mairie le volume d’impression a baissé de 30%, le recto verso a atteint 55% et 75% des travaux sont en noir et blanc. La Ville est très satisfaite de la solution PaperCut MF qui a permis de renforcer la politique de développement durable et d’atteindre les objectifs fixés. L’accompagnement de Buro Systèmes assisté de Bluemega pour conduire ce projet a été bon. Il existe encore des marges de progression sur ce projet, après avoir nettoyé le système de la toutes les traces des anciennes imprimantes, nous souhaitons mieux utiliser le module de rapports de PaperCut MF, par exemple en envoyant un rapport automatique et personnalisé à chaque utilisateur et en mettant en place un challenge autour de la consommation ce qui irait totalement dans le sens d’une politique écoresponsable. Sur la maîtrise des dépenses, il reste des leviers concernant l’usage de l’impression en couleur qui est 10 fois plus chère qu’en noir. L’objectif serait de mettre en place des règles sous Papercut MF afin de nous assurer que la couleur est utilisée que lorsque c’est vraiment nécessaire.

Le Responsable Informatique

Basée au Luxembourg notre entreprise est une société étatique issue du métier du courrier. Aujourd’hui elle propose aussi des offres dans le domaine des télécoms et des systèmes d’impression. L’offre Managed Print Services adresse les entreprises du Luxembourg.

C’est le boîtier KPAX Manage Liberty qui a convaincu Notre société de retenir la solution éditée par Bluemega. La plupart des PME ne disposent pas de serveur d’impression et dans ce contexte le déploiement d’une sonde logicielle ou l’usage d’un raspberry pi était trop complexe à gérer. Le boîtier KPAX Manage Liberty a permis de créer notre offre PME.

Aujourd’hui 90% de nos clients sont gérés au travers de KPAX Manage. Le logiciel nous sert à relever automatiquement les compteurs nécessaires à la facturation, ainsi il nous faut moins de 2h chaque mois pour remonter les compteurs de l’ensemble du parc clients. Il est aussi utilisé pour commander automatiquement les consommables pour nos clients directement chez certains fournisseurs ce qui nous permet d’optimiser les passages de commandes et les stocks.

Le module de gouvernance de parc nous permet de proposer à nos clients un service de suivi proactif, et dans de nombreux cas de justifier les gains liés à l’implémentation d’un nouveau service comme la gestion des impressions avec PaperCut MF.

L’intégration de la technologie HP Smart Device Services dans KPAX Manage est une bonne nouvelle pour notre société qui est HP Premium Partner et même si la zone à couvrir est petite, pouvoir proposer la maintenance à distance à nos clients constitue un vrai plus.

l’Expert Managed Print Services